Waar moet je aan denken bij het organiseren van een evenement?

Bij het organiseren van evenementen zijn er zoveel dingen om rekening mee te houden, dat sommigen met hun handen in het haar zitten. Ben jij een van hen? Dan kun je nu opgelucht ademhalen! Want wij hebben in dit artikel de belangrijkste zaken voor jou op een rijtje gezet. Read on!

Doelen stellen
Allereerst moet je jezelf een doel stellen; wat wil je bereiken met het organiseren van dit evenement?

Doelgroep bepalen
Bepaal wie je wil bereiken met je evenement. Voor wie is het evenement geschikt? Wie spreekt het evenement aan? En ook niet onbelangrijk: hoeveel mensen wil je aantrekken? En zo komen we bij het volgende punt!

Locatie, locatie, locatie
Bij het zoeken naar een locatie zijn er een aantal dingen waar rekening mee gehouden moet worden. De locatie moet aan de volgende eisen voldoen.

  • De looks en sfeer van je locatie zijn bepalend voor het evenement, zorg er dus voor dat die passend zijn, of passend gemaakt kunnen worden!
  • Het moet een logische plek zijn voor de doelgroep. Wonen de bezoekers in de randstad, organiseer dan geen evenement in Groningen. Dat scheelt je gasten een lange rit!
  • De locatie moet passen bij het aantal bezoekers dat je verwacht. Zo moet er onder andere voldoende parkeergelegenheid zijn. Vergeet ook niet om je bezoekers goed te informeren waar ze kunnen parkeren.

Werk met professionals
Wil je een topevenement neerzetten, werk dan samen met professionals. Dit is belangrijk want;

  • Een cateraar moet de bezoekersaantallen op de juiste manier kunnen bedienen. Geen lange wachtrijen, genoeg eten etc. Een niet doorgewinterde cateraar is hier wellicht nog niet genoeg op voorbereid.
  • Een DJ moet de juiste muziek draaien die past bij je doelgroep en de sfeer die je wilt uitstralen. Dat de DJ ervaring moet hebben is belangrijk, want niemand wil dat bijvoorbeeld het geluid onverwachts uitvalt.

Draaiboek
Wil je er zeker van zijn dat alles soepel verloopt en je niks vergeet? Maak dan een draaiboek. Bij het samenstellen van een draaiboek kom je ook meteen achter zaken die nog geregeld moeten worden! Je moet er namelijk voor zorgen dat er geen grote gaten in het programma zitten, dan gaan gasten zich vervelen. Ook voor de mensen die je komen helpen tijdens dit evenement is het goed om te weten wat er op de planning staat.

Financiën op orde
Last but not least: zorg dat het financiële plaatje op orde is. Een evenement organiseren is leuk, maar je moet er ook voor zorgen dat je onderaan de streep in ieder geval geen geld hoeft bij te leggen.

Succes met je event! Wil je nog meer weten over het organiseren van evenementen? Schroom dan niet om met ons contact op te nemen!