4 tips om het beste evenement ooit te organiseren  

Dat er een hoop komt kijken bij het organiseren van een evenement bleek al in de blogs over ‘Zo organiseer je een veulenveiling’. Hierin gaf ik een exclusief kijkje achter de schermen bij Newmore toen wij een veiling gingen organiseren. Maar of je nu een surpriseparty gaat organiseren of een meerdaags evenement, er zijn altijd een paar standaard check-points die helpen om jouw evenement te laten slagen. Daarom ga ik in deze blog 4 tips geven die jou gaan helpen bij het organiseren van een gaaf evenement.

 

De doelgroep en het doel

Het organiseren van een evenement begint eigenlijk altijd bij de twee vragen: ‘Voor wie is het evenement bedoelt en wat wil je met het evenement bereiken?”. Stel jij gaat een evenement organiseren om eenzaamheid bij ouderen te verminderen. Het doel bij dit evenement is heel duidelijk, namelijk minder eenzaamheid bij ouderen. Maar de personen die bij het behalen van het doel nodig zijn kunnen heel erg uiteenlopen. Om het doel van het evenement te behalen is het belangrijk dat je de juiste mensen aanspreekt. Zoek hierom altijd secuur je doelgroep zorgvuldig uit. De doelgroep kan namelijk het evenement veel gratis reclame op leveren op het moment dat zij het evenement als een succes ervaren.

 

Communicatie is key

Wanneer je duidelijk voor ogen hebt hoe het evenement eruit komt te zien, is het wel zo fijn als dit ook in de uitvoering tot zijn recht komt. Wanneer wij bij Newmore een evenement organiseren werken wij dan ook altijd met een draaiboek. Hierin staat precies wat er hoe laat moet gebeuren en wie daarvoor verantwoordelijk is. Op deze manier weet iedereen die betrokken is bij het evenement waar zij aan toe zijn. Buiten dat dit voor de organisatie prettig werkt, is dit voor de bezoekers ook prettig. Als een bezoeker op een evenement komt waar de organisatie soepel verloopt heeft dit gelijk een positief effect op de gehele sfeer. Dat is iets wat de bezoekers ongetwijfeld zullen merken.

 

Evalueren is leren

Als alle deelnemers naar huis zijn en het evenement is gesloten, is het nog geen tijd om onderuit te gaan zitten. Voor je een evenement pas écht kan afsluiten is er nog één noodzakelijk onderdeel dat moet worden uitgevoerd: het evalueren. Tijdens het evalueren kan alles wat er goed of slecht ging tijdens het evenement besproken worden. Maar niet alleen wat goed en slecht ging wordt hier besproken. Ook is het belangrijk om te kijken naar de cijfers van het evenement én hoe de bezoekers het hebben ervaren. Want de ervaring van de bezoekers is enorm belangrijk voor het behalen van het vooraf gestelde doel. Vooral bij een evenement dat vaker plaatsvindt is het belangrijk om naar de bezoekers te luisteren door bijvoorbeeld een korte enquête af te nemen.

 

Ben je van plan een evenement te gaan organiseren maar heb je hier meer hulp bij nodig? Wij staan graag voor je klaar! Neem hier contact op.